一、内控建设工作计划
工作任务:做好实施内控规范的各项准备、实施方案的具体落实以及整改固化工作。具体安排如下:
(一)拟定内控规范体系实施工作方案(2012年3月6日前完成,责任人:金日)
公司内控项目组制定内控规范体系实施工作方案,经董事会审议批准后报海南证监局及深交所并予以披露。
(二)确定内控实施范围及重要业务流程范围(2012年2月9日-3月6日,责任人:金日)
公司内控实施的范围包括公司总部及五家主要子公司(深圳证券时报传媒有限公司、陕西华商传媒集团有限责任公司、海南民生管道燃气有限公司、上海鸿立投资有限公司、海南新海岸置业股份有限公司),与财务报告相关的内控范围包括七大流程:资金活动、采购业务、资产管理、销售业务、担保业务、财务报告、合同管理。重点和优先控制的风险为:关联交易、对外担保、重大投资等。
重要业务流程范围包括采购业务流程、销售业务流程。
本阶段,公司召开内控实施项目启动会,对公司内控规范体系实施工作进行部署,动员公司所有相关部门和人员高度重视,积极参与内控规范体系实施工作,并把内控规范体系实施列为2012年的工作重点之一。内控领导小组、内控项目组成员、各职能部门和主要子公司负责人参会。
(三)组织开展对企业内控规范体系的培训(2012年2月13日-5月31日,责任人:储一丰)
公司除安排人员参加监管部门及其他相关部门组织的内控培训外,还应结合公司实际,组织内部专业人员或聘请中介机构专业人士对公司相关部门、子公司管理人员和重要岗位员工进行培训,组织学习《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引》、《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》等相关文件制度,帮助熟悉内控规范体系和有关工作要求。
(四)梳理并编制风险清单,查找内控缺陷(2012年3月15日-7月31日,责任人:王清)
1、公司应通过访谈、审阅文档或问卷调查等方式梳理业务流程,从风险发生的可能性和影响程度,综合分析识别固有风险、评价固有风险等级,编制风险清单。
2、公司应识别流程中的关键控制活动,编制流程描述、风险控制矩阵等内控实施文档对控制活动和控制点进行记录。
3、公司应将现在的公司制度和业务控制流程与风险清单进行对比,通过穿行测试、抽样和比较分析等方法,收集相关流程内控设计和运行是否有效的证据,查找内控缺陷。
4、公司应建立内部控制缺陷的报告机制,对发现的重大缺陷应及时报告董事会及管理层,管理层对发现的内部控制缺陷应及时整改。
(五)确定内控缺陷整改方案(2012年5月7日-7月31日,责任人:王清)
1、公司应对发现的内控缺陷进行分类分析,评估内控缺陷影响程度,区分设计缺陷和运行有效性缺陷,针对具体的控制缺陷提出整改时间表及责任部门、人员,形成内控缺陷整改方案。整改方案可能包括调整机构设置和流程、修改制度、调配人员等。
2、内控缺陷整改方案应报领导小组审议后,报海南证监局备案。
(六)完成内控缺陷整改(2012年8月1日-11月30日,责任人:王清)
1、公司应按照内控缺陷整改方案对发现的缺陷进行逐一整改,并对整改后的控制活动进行设计、运行有效性测试,形成内控缺陷整改报告。
2、内控缺陷整改报告应报领导小组审议后,报海南证监局备案。
(七)固化内控建设成果(2012年10月10日-11月30日,责任人:王清)
公司应总结内控建设经验成果并形成内控手册或记录关键内部控制活动的体系文件,主要包括固有风险描述及评级、控制目标、控制活动、控制实施部门、对应的制度索引等。
(八)按照要求披露内控实施工作进展情况(2012年3月31日、6月30日、9月30日、12月31日前,责任人:王清)
公司应在每季度结束前,向海南证监局报送内控规范体系实施进展情况报告,并在定期报告中予以披露。每季度实施进展情况报告至少应包括该季度内控规范体系实施工作的开展情况、与工作方案中计划进度的对照情况、差异原因以及拟采取的解决措施。
二、内控自我评价工作计划
工作任务:组织实施内控自我评价并披露内控自我评价报告。具体安排如下:
(一)编制自我评价工作计划(2012年11月20日-12月10日,责任人:王清)
公司应当确定纳入自我评价范围的子公司和业务流程,确定评价工作的具体时间表和人员分工,确定内部控制重大缺陷、重要缺陷和一般缺陷的具体评价标准,包括定性标准和定量标准,并保持相对稳定。
(二)组织实施自我评价工作(2012年12月10日-12月31日,责任人:王清)
1、公司应当编制内控评价工作底稿或内控测试表,根据确定的样本选取规则,对重要业务领域、流程环节和重要子公司的关键控制活动进行测试,充分收集内控设计与运行是否有效的证据,对发现的内控缺陷进行记录并分析原因。
2、公司应对发现的内控缺陷进行评价,及时分析缺陷性质和产生原因,编制缺陷评价汇总表,并提出整改方案,采取适当形式向董事会、监事会或者管理层报告。对于重大缺陷,公司应在内控自我评价报告中进行披露。
3、公司应当根据内控自我评价工作实施情况编制自我评价报告。
(三)披露内控自我评价报告(2012年年报披露日,责任人:金日 )
内部控制自我评价报告应经公司董事会审议批准后在2012年度报告中进行披露。
三、内控审计工作计划
工作任务:聘请内控审计会计师事务所进行内控审计并披露内控审计报告。具体安排如下:
(一)确定实施内控审计的会计师事务所(2012年9月30日前完成,责任人:金伯富)
公司做好内控审计相关工作安排,确定承担内控审计的会计师事务所,签订内控审计业务约定书,并督促会计师事务所尽早做好内控审计相关准备工作。
(二)做好与内控审计会计师事务所的沟通及配合工作(责任人:王清)
公司根据自身的行业特点、业务情况、运营模式、风险因素等,合理界定与财务报告相关的内控范围及具体业务流程,并就内控体系建设、内控评价范围及方法论等事项与承担内控审计的会计师进行沟通,配合提供相关材料、安排有关人员与会计师沟通,配合做好内控审计工作。
(三)按照要求披露内控审计报告(责任人:金日)
公司督促内控审计会计师事务所按时完成内控审计报告,公司在披露2012年年度报告的同时披露内控审计报告。